Por: Dr. Virgilio M. Malagón Álvarez, PhD
Para «El Mundo de los Negocios» y demás Multimedios de The Ballester Business & Media Group, Inc.
Estimado y apreciado Lector:
Por considerarlo de mucho interés para el buen funcionamiento de nuestra Administración Pública, el pasado 18 de Septiembre, publique, en varios medios un ensayo sobre la Improvisación :
En esta entrega, presentare esquemas de optimización, donde los responsables ¨De La Cosa Publica¨ podrán nutrirse, y asi evitar gazapos en sus ejecutorias actuales y futuras. Veamos:
I-PREÁMBULO:
La asignación de recursos es el proceso de asignar y gestionar los recursos disponibles, de una organización, para lograr sus objetivos estratégicos. Implica planificar, priorizar, presupuestar y monitorear el uso de activos humanos, financieros, físicos e intangibles. ¿Cómo se puede coordinar la asignación de recursos con los objetivos estratégicos? A continuación se ofrecen algunos consejos que les ayudarán.
1-Evalúen tu situación actual
Antes de asignar sus recursos disponibles, debe tener una comprensión clara del estado actual de dichos recursos y del objetivo contemplado, dentro de la visión, misión, objetivos, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la institución que va a desarrollar el proyecto.
También necesita identificar a su blanco de público (clientes, competidores y socios claves). Puede utilizar herramientas como el análisis FODA, el mapeo de partes interesadas, la segmentación de clientes y el análisis competitivo para ayudarles en este paso.
2-Definan tus objetivos estratégicos
En función de su evaluación, debe definir sus objetivos estratégicos. Estos son, los resultados específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados, que se desea lograr a corto, mediano y largo plazo. Deben alinearse con su visión y misión y abordar sus problemas y oportunidades más críticos. Puede utilizar herramientas como los criterios SMART, o el marco OKR, que le ayudaran configurar el Cuadro de Mando Integral para ayudarle estos propósitos.
3-Prioritizen tus objetivos y proyectos
Una vez que tenga sus objetivos estratégicos definidos y solventados, debe priorizarlos según su importancia, urgencia y viabilidad. También debe identificar los proyectos e iniciativas que lo ayudarán a lograr cada objetivo y clasificarlos según su impacto, costo y riesgo esperados. Puede utilizar herramientas como la Matriz de Eisenhower, el método MoSCoW y el modelo de puntuación para ayudarle con este paso.
4-Asignen sus recursos
Una vez que tenga sus prioridades, debe asignar sus recursos en consecuencia. Esto significa asignar las personas, el dinero, el equipo y el tiempo adecuados a cada proyecto y objetivo. Debe considerar la disponibilidad, capacidad, habilidades y preferencias de sus recursos, así como las dependencias, limitaciones y compensaciones entre ellos. Puede utilizar herramientas como la estructura de desglose de recursos, la nivelación de recursos y las matrices de asignación de recursos, etc, para ayudarle con este paso (*).
(*)Muchas de las herramientas citadas ya incorporan estos algoritmos.
5-Supervisen y ajusten su asignación
Finalmente, necesita monitorear y ajustar su asignación a medida que ejecuta sus proyectos y objetivos. Esto significa realizar un seguimiento del progreso, el rendimiento y los resultados de sus recursos y compararlos con sus expectativas y objetivos. También debe identificar cualquier cambio, riesgo o problema que pueda afectar su asignación y tomar acciones correctivas si es necesario. Puede utilizar herramientas como el panel de KPI, el análisis de variaciones y el registro de riesgos, entre otras.
NOTA.1: SMART y OKR son dos métodos para definir y medir los objetivos de una organización, un proyecto o un blanco de público. SMART son las siglas de Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporalizado. OKR son las siglas de Objetivos y Resultados Clave. Ambos métodos se basan en la teoría de la gestión por objetivos de Peter Drucker, pero tienen algunas diferencias.
Los objetivos SMART se enfocan en la estructura del objetivo en sí, mientras que los objetivos OKR se enfocan en la conexión entre el objetivo y los resultados clave que indican el éxito. Los objetivos SMART suelen ser más específicos y realistas que los objetivos OKR, que son más generales y deseados. Los objetivos SMART se pueden usar para definir los resultados clave de los objetivos OKR, pero no al revés. Los objetivos OKR se usan para alinear las acciones y esfuerzos de una organización hacia objetivos comunes y estratégicos, y para fomentar una cultura de trabajo colaborativa e innovadora. Los objetivos SMART se usan para establecer metas claras y alcanzables que contribuyan a la estrategia general de la organización o el proyecto.
NOTA.2: FODA es un acrónimo que significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Es una herramienta de planificación estratégica que se utiliza para evaluar los factores internos y externos que pueden afectar el éxito de una organización o proyecto. Te permite identificar las áreas de mejora y las ventajas competitivas de tu negocio u organización. Además, el análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica que se utiliza para identificar y analizar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrenta un negocio u organización. Te permite evaluar los factores internos o externos que pueden impactar el éxito de una organización o proyecto. Para realizar un análisis FODA, se debe definir el objetivo del mismo, ya sea para un proyecto específico o para el plan de negocios general. Luego, se debe crear una lista de las fortalezas y debilidades internas, así como de las oportunidades y amenazas externas. Finalmente, el análisis FODA te ayuda a entender lo que hace bien tu organización, lo que necesita mejorar, lo que puede aprovechar del entorno y lo que debe evitar o enfrentar.
NOTA.3: Eisenhower Matrix es una herramienta de gestión de tareas que le ayuda a priorizar su lista de tareas pendientes en función de la urgencia e importancia de cada tarea. Lleva el nombre de Dwight D. Eisenhower, el 34avo. presidente de los Estados Unidos. La matriz está dividida en cuatro cuadrantes, cada uno de los cuales representa un nivel diferente de urgencia e importancia. Los cuadrantes son:
a)-Urgente e importante: Tareas que requieren atención inmediata y son fundamentales para su éxito.
b)-Importantes pero no urgentes: Tareas que son importantes pero que se pueden programar para más adelante.
c)-Urgente pero no importante: Tareas que son urgentes pero que se pueden delegar a otra persona.
c)-Ni urgentes ni importantes: Tareas que no son ni urgentes ni importantes y que pueden eliminarse.
Al categorizar sus tareas en estos cuadrantes, puede priorizar su trabajo y concentrarse en lo más importante. Hay muchas herramientas disponibles que pueden ayudarte a crear una Matriz de Eisenhower, incluida Asana.
NOTA.4: El Método MoSCoW es una técnica de priorización utilizada en gestión, análisis de negocios, gestión de proyectos y desarrollo de software para llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que le dan al cumplimiento de cada requisito. El acrónimo “MoSCoW” representa cuatro categorías de iniciativas: Imprescindible; Debería tener; Podría tener y No tendrá. Algunas empresas también utilizan la «W» en MoSCoW para significar «deseo. Aquí hay una breve descripción general de cada categoría:
a)-Iniciativas imprescindibles: son necesidades no negociables para el proyecto, producto o lanzamiento. Representan tareas que son críticas para su éxito y sin las cuales el producto (iniciativa) o su lanzamiento se vuelve inútil.
b)-Iniciativas que debería tener: estas iniciativas son esenciales para el producto, proyecto o lanzamiento, pero no son vitales. Se pueden programar para una versión futura sin afectar la actual. Pueden agregar un valor significativo al producto o proyecto .
c)-Iniciativas que se podrían tener: estas iniciativas son deseables pero no necesarias para la versión actual del proyecto o su impronta . Se pueden considerar para versiones futuras o cuando haya recursos disponibles .
d)-Iniciativas que no se tendrán: estas iniciativas no están incluidas en la versión actual y no se considerarán en este momento. Pueden revisarse en el futuro si las prioridades cambian.
El método MoSCoW ayuda a los equipos a priorizar tareas y asignar recursos de manera efectiva al categorizar las iniciativas según su importancia y urgencia. Es una técnica poderosa para rastrear prioridades y alinear equipos cuando trabajan en un conjunto de entregables del proyecto.
Es conveniente señalar que el método MoSCoW no se limita al desarrollo de software y puede adaptarse para una amplia gama de usos, tanto en lo administrativo como en la logística de operaciones. Es un complemento formidable para la Matriz Eisenhower.
NOTA 5.: KPI significa Indicador Clave de Rendimiento, y es una forma de medir el desempeño de una acción o un conjunto de iniciativas que están relacionadas con los objetivos de una organización, un proyecto o un proceso. Los KPI son métricas cuantitativas que muestran cómo se está avanzando hacia los objetivos cuantificables propuestos y permiten evaluar el éxito o el fracaso de las estrategias implementadas. Entre estas tenemos:
a)-Tasa de conversión: mide el porcentaje de visitantes que realizan una acción deseada, como comprar un producto, suscribirse a un boletín o descargar un contenido.
b)-Retorno de la inversión (ROI): mide el beneficio o la pérdida que se obtiene al invertir en un proyecto o una campaña, comparando los ingresos y los costos generados.
c)-Costo de adquisición de clientes (CAC): mide el costo promedio que se incurre para conseguir un nuevo cliente, sumando los gastos de marketing y ventas y dividiéndolos por el número de clientes adquiridos.
d)-Nivel de satisfacción del cliente: mide el grado de conformidad o agrado que tienen los clientes con respecto a un producto, un servicio o una empresa, mediante encuestas, valoraciones o comentarios.
e)-Retención de empleados: mide el porcentaje de empleados que permanecen en una empresa durante un periodo determinado, restando el número de empleados que se han ido al número total de empleados.
f)-Indicadores financieros diversos: Se podría contemplar la elaboración de un Índice de Situación Financiera, tal y como lo tienen en el Ecuador. Este índice se construye a partir de 12 variables técnicas relacionadas con la autonomía, sostenibilidad y eficiencia. Las variables utilizadas en el ISF son las siguientes:
g)-Autonomía financiera; Ingresos propios vs gastos totales, Potencial de recaudación; Ingresos por servidor público; Capacidad de ahorro para el financiamiento de obras públicas; Apalancamiento sobre las transferencias del Gobierno Central; Índice del resultado operativo; Peso de la masa salarial; Servicio de la deuda; Solvencia financiera, y Liquidez disponible de inmediato.
Como ustedes han podido apreciar, las metodologías para concebir, planificar, ejecutar y evaluar un proyecto, requiere herramientas de análisis, evaluación y contingencia, que están disponibles gratuitamente, en los portales especializados de empresas y gobiernos. De ahí que el IMPROVISAR, en el manejo de los recursos de una nación es imperdonable, atípico y asincrónico.
